So geht Korrespondenz in Anwaltskanzleien – ein Gespräch mit der Dozentin Fotini Marantidis.

Sie unterrichten das Modul Korrespondenz. Was beinhaltet das Fach?

Im Modul Korrespondenz vermittle ich den Absolvierenden der Ausbildung Dipl. Anwaltssekretär:in BVS praxisorientiertes Wissen, das sie für den beruflichen Einstieg in Anwaltskanzleien benötigen. Für diejenigen, die bereits in einer Anwaltskanzlei oder in einem ähnlichen beruflichen Umfeld arbeiten, wird das Wissen aktualisiert, vertieft oder ergänzt, um nicht zuletzt nebst einem einschlägigen Arbeitszeugnis auch eine aktuelle Weiterbildungsqualifikation nachweisen zu können. Die Ausbildung deckt alle wesentlichen Aufgaben ab, die im Berufsalltag anfallen. Dazu gehören das Erstellen von Rechtsschriften, Urkunden und Verträgen sowie die effiziente Bearbeitung der Geschäftskorrespondenz. Ein weiterer Schwerpunkt liegt auf der Protokollführung, dem Schriftverkehr nach Diktat sowie dem Umgang mit relevanten Office- und Anwaltssoftware-Programmen. Auch die sprachliche Präzision ist ein wesentlicher Bestandteil der Ausbildung. 

Weshalb sind gute Korrespondenz-Skills entscheidend für den Beruf als Anwaltssekretär:in?

Sekretariatsarbeiten, insbesondere die schriftliche Kommunikation, fungieren oft als Visitenkarte und tragen entscheidend dazu bei, wie das Unternehmen nach aussen wahrgenommen wird. Eine präzise und fehlerfreie Korrespondenz sorgt dafür, dass das Unternehmen in einem positiven Licht erscheint und Vertrauen bei Kunden und Partnern aufbaut.

Wie hat sich die Korrespondenz in den letzten Jahren verändert?

Die moderne Korrespondenz hat sich durch die Digitalisierung stark verändert. Das Tippen einer Nachricht oder das Aufnehmen einer Sprachnachricht gestaltet sich heutzutage nicht nur schneller, sondern auch unkomplizierter. Durch die digitalen Tools sind Arbeitsabläufe deutlich effizienter geworden, was zu kürzeren Kommunikationswegen führt.

Korrespondenz ist an Sprache geknüpft. Was hat sich denn auf sprachlicher Ebene getan?

Auch die Amtssprache, die die Kommunikation in Anwaltskanzleien prägt, hat sich stark verändert. Das verstaubte Amtsdeutsch wird vermehrt abgelegt und durch eine klare, zeitgenössische Sprache ersetzt. Die heutige Korrespondenz ist kurz, prägnant und floskelfrei – aber immer noch freundlich. Lange und schwer verständliche Sätze gehören zum Glück der Vergangenheit an. Auch die Höflichkeitsformen wurden vereinfacht – man formuliert längst nicht mehr so „höfisch“ wie früher. Heute steht vor allem die Leserfreundlichkeit im Vordergrund. Im Unterricht führen wir regelmässig Übungen durch, bei denen die Absolvierenden Texte umschreiben müssen, die unnötig kompliziert sind.

Nebst Korrespondenz unterrichten Sie auch Arbeitsorganisation. Was beinhaltet das Modul?

Eine gute Arbeitsorganisation ist auch in Anwaltskanzleien fundamental. Diese zeichnet sich durch eine strukturierte Arbeitsweise aus, die vorhandene Ressourcen effizient nutzt. Eine Kanzlei ist auf die Organisations- und Planungsfähigkeiten ihrer Mitarbeiter:innen angewiesen, um eine hohe Servicequalität zu gewährleisten und neue Mandate zu gewinnen. Heute kommen in Anwaltskanzleien entsprechende Tools zum Einsatz. Wir arbeiten im Unterricht mit Vertec. Das Tool ermöglicht die vollständige Abwicklung wichtiger Büroaufgaben, von der Adressverwaltung über die Leistungserfassung bis hin zur Fakturierung und Fristenkontrolle. Ich erinnere mich noch an alte Zeiten und an die Unmengen an Post-its.

Der Praxisbezug wird bei Benedict und BBS/BVS grossgeschrieben. Wie setzen Sie dies im Unterricht um?

Es ist mir wichtig, dass der Wissenstransfer nahtlos von der Theorie in die Praxis übergeht, etwa durch praxisorientierte Aufgaben. Meine 10-jährige Erfahrung als Anwaltssekretärin lasse ich deshalb in den Unterricht mit einfliessen – beispielsweise indem wir Arbeitssituationen wie schwierige Telefongespräche üben. Auch den Austausch im Plenum erachte ich als sehr wichtig.

Wie sind Sie zum Lehrberuf gekommen?

Ich war selbst Schülerin an der Benedict Schule Zürich und strebte einen Branchenwechsel an. Nach meiner Ausbildung ergab sich die Möglichkeit, bei Benedict zu unterrichten und ich absolvierte nach und nach alle Module, um als diplomierte Erwachsenenbildnerin zu arbeiten. Heute bin ich sehr glücklich über diesen beruflichen Wechsel. Manchmal braucht es neue Herausforderungen, und wenn sich Chancen bieten, sollte man sie ergreifen. Es bereitet mir grosse Freude, mit Menschen zu arbeiten und Wissen zu vermitteln. Die Schüler:innen lernen von mir, aber auch ich habe in diesen Jahren viel von ihnen gelernt – es ist ein gegenseitiges Geben und Nehmen.